مركز الوثائق بالجامعة يناقش دور «الوعي الوثائقي في الأجهزة الحكومية» في صنع واتخاذ القرار

رعى معالي الأستاذ الدكتور عبدالرحمن بن حمد الداود، مدير الجامعة، يوم الثلاثاء الموافق 10/6/1441هـ، ورشة عمل بعنوان «نشر الوعي الوثائقي في الأجهزة الحكومية»، أقامتها وكالة الجامعة للتخطيط والتطوير والجودة، مُمثلة بمركز الوثائق والمحفوظات، وقدمها المستشار القانوني في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بالديوان الملكي الأستاذ عبدالمحسن بن هداب الهداب، وذلك بحضور وكيل الجامعة للتخطيط والتطوير والجودة الأستاذ الدكتور خالد باني الحربي، وعدد من عمداء الكليات ومنسوبي الجامعة، في قاعة (ب) بالبهو الرئيس بالمدينة الجامعية للرجال، ومسرح كلية الاقتصاد والإدارة للنساء.
وتحدث “الهداب”، خلال الورشة، عن إنشاء نظام الوثائق والمحفوظات، وأنواع الوثائق سواء كانت وثائق مالية أو إدارية، أو تخصصية، ودرجات السرية لها، والبرنامج الأرشيفي، وأهمية دمج الوثائق والاتصالات الإدارية في الجهاز، إضافة إلى عرض آلية جمع الوثائق والمحفوظات، وفهرستها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وتنظيم تداولها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطتي التصنيف والترميز، وإعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لأعمال المركز وتنفيذها بعد إقرارها، وكذلك توفير البيانات والمعلومات عن الوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفقاً للوائح المركز.
كما قدم “الهداب”، عرضاً شاملاً لمهام وواجبات الأجهزة الحكومية في تعاملاتها مع المركز في سبيل الارتقاء بواقع إجراءات التعامل مع الوثائق والتي تتمثل في إنشاء لجان الوثائق وتبيان آلية عمل تلك اللجان، ثم تم فتح باب الأسئلة للحاضرين من منسوبي الجامعة في والرد على استفساراتهم المتعلقة بموضوع الورشة والإجابة على كافة التساؤلات المطروحة في هذا المجال.
من جهته، أوضح مدير مركز الوثائق والمحفوظات الأستاذ عبدالرحمن بن أحمد القضاع، في كلمته التي ألقاها خلال الورشة، أن إنشاء مراكز الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية يأتي تأكيدًا على حرص القيادة الرشيدة – حفظها الله – على الاستثمار الأمثل في مجال حفظ الوثائق والمحفوظات وأرشفتها، لأن التوثيق يعد مكون أساسيا في الأسس التي بنيت عليها رؤية المملكة 2030، والتي تؤدي فيها الأرشيفات دورا محوريا من خلال إتاحة المعلومات وتنظيم تبادلها واستثمارها والاستفادة منها في تحقيق الرؤية الطموحة نحو الوصول لمجتمع المعرفة ومشاركة المعلومات.
وأضاف “القضاع”، أن لمركز الوثائق والمحفوظات دور هام في عملية صنع واتخاذ القرار، وتعزيز مبدأ مشاركة المعلومات والشفافية بين الأجهزة الحكومية في خدمة البناء المعرفي للمجتمعات، وكذلك استثمار الكم الهائل من المعلومات ووضعها في المكان الملائم لحفظها بحيث يسهل الوصول السريع إلى معلومة معينة في أقل وقت وجهد، وذلك تنفيذاً لقرار مجلس الوزراء القاضي بالموافقة على الترتيبات التنظيمية لمراكز الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية، حيث بادرت الجامعة بإنشاء مركز الوثائق والمحفوظات بالجامعة، بعد أن وافق معالي مدير الجامعة على تشكيل اللجنة الدائمة لمركز الوثائق والمحفوظات والتي من خلالها أقر الهيكل التنظيمي للمركز.
وأشار “القضاع” إلى أن عمل المركز المحوري يركز على ضرورة المحافظة على الوثائق والعناية بها من الضياع أو التلف، وهدفه المحافظة على جميع وثائق ومحفوظات الجامعة والعناية بتطبيق الأنظمة الخاصة بها على الشكل الصحيح في جميع وحدات ومرافق الجامعة، منوهًا إلى أن تطبيقات الأرشفة الإلكترونية تعد ذات أهمية بالغة لسائر وحدات الجامعة، ومن أبرز مهامها جمع وتنظيم وحفظ وثائق الجامعة المالية والإدارية والأكاديمية، مما يسهم في حفظ تاريخ الجامعة وتوثيق أعمالها، ويكون مركزاً لإمداد متخذي القرار في الجامعة بالمعلومات المناسبة في الوقت المناسب.
بعد ذلك، قدم رئيس اللجنة الدائمة لمركز الوثائق والمطبوعات بالجامعة الدكتور عبدالله الجهني، عرضًا مختصرًا عن المركز، الذي يهدف للمحافظة على الوقت، وسهولة البحث والوصول للمعلومات، في بيئة صحية من خلال نظافة المكان وعدم تجمع الأتربة، تضمن حفظ الوثائق للأجيال القادمة، إضافة إلى عرض مهام المركز وهي: رسم البيانات اللازمة لحفظ الوثائق وتصنيفها وإتلافها في الجامعة وفق اللوائح والأنظمة، وكذلك جمع وحصر وثائق الجامعة وتنظيمها وحفظها، والعمل على الحيلولة دون إنتاج الوثائق التي لا حاجة إليها، بما يحقق توفير الوقت والجهد والتكاليف المالية والإدارية، بالإضافة إلى نشر الوعي الوثائقي بين العاملين في المركز بشكل خاص والجهاز بشكل عام، وكذلك عرض أهداف المركز، والهيكل التنظيمي لمركز الوثائق والمحفوظات، وكذلك خطة العمل بها من خلال الحصر والتصنيف والحفظ.